第一章   总  则

第一条  为贯彻落实中央八项规定精神，进一步加强和规范我院视频会议管理，保障视频会议高效、稳定、安全运行，创新会议形式，减轻基层负担，在《中国农业科学院会议管理办法》（农科院办〔2019〕223号）（以下简称《会议管理办法》）和《中国农业科学院视频会管理办法》（农科院办〔2015〕254号）基础上，特制定视频会议管理细则。

第二条  本细则所称视频会议，是指院机关各部门牵头组织，使用农业农村部视频会议系统、会议室专用视频设备、各类云视频会议软件召开的会议，形式包括视频、现场＋视频等。院机关各部门以视频形式举办的培训、讲座等活动，参照执行。

第二章   适用范围

第三条  院机关各部门召开会议，应充分运用现代信息技术手段，切实发挥视频会议系统实际效能，提高工作效率，降低会议成本。

第四条  需异地多方参会、受疫情等外部条件影响不便现场召开的会议，或临时紧急召集的会议，应优先选择视频会议形式召开。

第五条  涉及保密内容的会议，不得以视频会议形式组织召开。涉及内部信息、敏感信息等不宜对外公开相关内容的会议，一般不通过视频形式召开；确需线上召开的，主办部门必须做好信息安全工作。

第六条  严格遵守中央八项规定精神，控制视频会议召开频次、规模、范围，不得随意增加与会层级、扩大参会人数，确保会议务实高效。

第三章   会议流程

第七条  以中国农业科学院名义召开的视频会议，主办部门按程序报批，明确会议规模、会期、预算等具体事项，需列入年度会议计划的，应按照《会议管理办法》要求做好审批；其他会议由主办部门审定或备案后执行。举办涉外视频会议按照线上外事活动审批流程履行相关报批手续。会议通知除会议一般事项外，还应包括会议室号、会场模式、联调时间、参会人员的入会时间、会场布置要求等。

第八条  视频会议召开前，应做好联调相关工作，提前确认画质、音质、传输流畅程度、会场布置等细节，及早发现各类问题并处置得当。涉及发言及交流的分会场，应提前进行充分的交互测试。需会前发放文件的，由会议主办部门负责准备材料并提前发送至参会人员。

第九条  个人使用云视频软件参会的，优先使用带摄像头的台式电脑、笔记本电脑、平板电脑参会，并确保会议场所安静，网络连接良好。

第十条  视频会议主办部门全程负责会务工作，在会议期间安排系统操作人员做好服务。设有分会场的，其承办单位应安排系统操作人员，配合做好会务工作。

第十一条  主办部门、分会场承办单位负责提前确认参会人员，保证应到会人员全部到场，管控无关人员不得进入会场；根据会议要求切换图像、开关话筒。

第十二条  会议结束后，由主会场统一中断视频会议系统连接。各分会场或个人在确认主会场中断后，方可关闭视频会议系统。

第十三条  有录制会议视频需求的，主办部门应及时下载已录制完成的视频素材，清空云视频会议室存储记录，妥善保存视频素材，如需调用由主办部门批准。涉及不宜公开内容的会议，原则上不得录制视频。

第十四条  视频会议期间如遇到异常，主办部门、主会场及分会场系统操作人员应按照技术手册及时应对；若影响会议的正常召开，必须及时报告会议主办部门。

第四章   会风会纪

第十五条  参会人员需根据会议通知提前进入主会场、分会场或云视频会议室，不得迟到、早退。因参会议题顺序原因需要依次入场的，按会议主办部门通知提前等候、及时进场，议题结束后立即按要求退场。

第十六条  会议期间各会场、云视频会议正式参会代表须保持摄像头全程打开，并调至最佳位置，非发言期间需将话筒调整至静音状态。参会人员需共享电子材料的，应提前告知会议主办部门。

第十七条  参会人员应将手机等通讯设备调为振动、静音或关闭状态。视频会议期间不得从事与会议无关的活动。遇特殊情况确需接打电话的，应安静离开会场，在会场外接听后要及时返回会场。确需中途离场的，要及时向会议主办部门请假。

第十八条  以院名义召开的重要会议，由院监察局、院办公室视情况成立联合督查组，对会风会纪进行视频督查。

第五章   管理及运维

第十九条  使用会议室专用视频设备召开的会议，由主办部门负责视频会议组织及联调；院属各单位负责本单位视频会议系统及其设备的日常运维与更新、会场组织与协调；机关会议室服务单位负责视频会议设备配备、日常运维与更新等；信息所负责中关村院区视频会议网络保障、机关会议室视频会议系统设备操作。

第二十条  使用云视频会议软件召开的视频会议，按照“谁主办、谁负责”的原则，确定云会议室，做好组织联调。其中，院领导组织召开的会议由牵头业务部门负责提供云会议室，院重大视频会议由院办公室会同牵头业务部门做好保障服务。信息所负责机关统一使用的云视频会议系统运维和技术服务。使用其他云视频会议系统召开的会议，由会议主办部门负责技术支持与管理。

第二十一条  使用农业农村部视频会议系统参加的农业农村部视频会议，由会议牵头参与方负责组织，信息所和机关会议室服务单位负责系统及设备的维护和调试。

第六章   附  则

第二十二条  院属各单位牵头组织的视频会议参照本细则执行，可结合业务特点和工作需要，制定本单位视频会议管理规范。

第二十三条  本细则由院办公室负责解释。

第二十四条  本细则自印发之日起执行。

中国农业科学院办公室            

2020年10月29日