第一章   总  则

第一条  为贯彻落实中央八项规定及其实施细则精神，进一步加强中国农业科学院会议管理，厉行节约，精简会议，改进会风，提高会议效率和质量，节约会议经费开支，根据《中央和国家机关会议费管理办法》（财行〔2016〕214号）、《财政部、国管局、中直管理局关于〈中央和国家机关会议费管理办法〉的补充通知》（财行〔2023〕86号）和《农业农村部会议费管理办法》（农计财发〔2023〕19号）等有关规定，结合中国农业科学院实际，制定本办法。

第二条  院机关各部门和院属各单位（以下简称各单位）召开的政务会议、业务会议、线上会议的审批和会议费管理，适用本办法。

政务会议是指中国农业科学院及各单位因管理需要召开的会议，包括院工作会议、各部门组织召开的全院性工作会议、各单位年度工作会议等。

业务会议是指中国农业科学院及各单位因科研、教学需要召开的会议，包括学术会、研讨会、评审会、座谈会、答辩会以及论证、咨询、检查、示范、推广、验收、业务交流等会议。

线上会议是指中国农业科学院及各单位牵头组织，使用农业农村部视频会议系统、会议室专用视频设备、网络视频方式召开的会议，含线上与线下相结合的会议。

第三条  各单位召开会议应实行分类管理、分级审批。根据农业农村部会议分类要求，中国农业科学院不召开三类会议，召开四类会议要从严把控，内容相似、参会人员范围相同的会议，应当联合或合并召开。严格控制各类会议规模，简化办会形式，合理确定参会人员范围，减少参会人员数量，减少陪会，不邀请与会议内容无关的单位和人员参会。严禁召开无实质内容、可开可不开的会议。

第四条  各单位应当严格会议费预算管理，控制会议预算规模。会议费预算应当细化到具体会议项目，执行中不得突破。会议费应当纳入部门预算公用经费或项目经费，并单独列示。

第二章   管理职责

第五条  院机关各部门职责

（一）院办公室归口管理以中国农业科学院名义举办的政务会议、业务会议和线上会议，审核汇总各单位以中国农业科学院名义举办的年度会议计划及其执行情况；负责审核各单位以中国农业科学院办公室文件办理的会议通知；对各单位会议计划执行情况进行监督检查；

（二）财务局负责全院会议费预决算管理，以及审核会签中国农业科学院会议计划；对各单位会议费预算执行情况进行监督检查；

（三）院机关各部门负责本部门业务会议和线上会议计划管理，编报本部门会议预算并管理使用具体会议费。 

第六条  院属各单位职责

（一）制定本单位会议管理的实施细则，加强会议费使用的内控管理； 

（二）管理本单位会议计划，编报本单位年度会议计划、会议费预算，严格会议计划管理，总结年度会议计划执行情况；

（三）按规定编报并管理、使用会议费，做好相应的财务管理和会计核算工作，对会议费报销审核把关，确保各类凭证来源合法，内容真实、完整、合规。

第三章   会议审批及要求

第七条  会议计划审批

（一）每年12月初，各单位总结本年度会议执行情况（包括会议名称、会议主题、参加人员、时间地点、会期、代表人数、工作人员数、所需经费及列支渠道等），制定下一年度会议计划。以中国农业科学院名义召开的会议计划，各单位应报院办公室汇总、初审，会签财务局后，经院常务会议审定后执行；其他会议计划由所务会、局务会集体研究审定后执行，编入年度预算。

（二）各单位召开线上会议，在院系统内部会议场所（内部会议室、招待所、培训中心）召开会议且发生会议费的，以及在院系统内部会议场所以外召开会议的，均应按上述程序和要求编报年度会议计划。

（三）审批事项包括会议数量、会议名称、会议召开理由、主要内容、时间地点、代表人数、工作人员数、所需经费及列支渠道等。

第八条  会期和会议规模

（一）政务会议。各单位要严格控制政务会议数量、会期、参会人员规模。会期原则上不得超过1天半，传达、布置类会议不得超过1天，会议报到、离开时间合计不得超过1天。参会人员规模视内容而定，一般不超过50人。其中，工作人员控制在会议代表人数的10%以内。

（二）业务会议要按照实事求是、精简高效、厉行节约的原则，合理确定会议次数、天数、人数。

（三）线上会议的主会场和分会场参会人数合计不得超过相应会议参会人数上限，不请外地同志到主会场参会。

第九条  严格会议计划管理

（一）年度会议计划经批准后，各单位确需计划外新增以中国农业科学院名义召开的会议，需办理请示，经院办公室、财务局审核会签，报分管院领导和院党组书记、院长审定后，报农业农村部办公厅审批。新增其他会议按会议管理权限审批。不发生会议费的，不执行上述会议审批程序，不列入会议计划管理。

（二）列入年度会议计划，以中国农业科学院名义召开的会议，会议名称、主题、参加人员、会期、地点、人数、所需经费等一般不得变更。以中国农业科学院名义召开会议确需作出调整的，各单位需办理请示，经院办公室和财务局审核会签，分管院领导和院党组书记、院长审定后，分报农业农村部办公厅、农业农村部计划财务司备案。其他会议经本单位会议管理部门、财务部门同意后，报本单位主要负责同志审批。未按规定程序报批的，不得计划外召开会议，不得超计划会期、人数召开会议。

（三）各单位应及时将批准后的年度会议计划送单位财务部门留存备查。

第十条  各单位召开会议，在符合保密和网络信息安全要求的前提下，提倡采用线上会议形式。

（一）无现场考察、分组讨论的典型经验交流或者传达、布置类非涉密会议，优先采取线上会议方式召开。

（二）涉及保密内容的，不得召开线上会议。涉及内部信息、敏感信息等不宜对外公开相关内容的会议，一般不通过线上方式召开；确需线上召开的，主办部门必须做好信息安全工作。

（三）线上会议应通过市场调研、充分议价，合理选择线上会议应用系统，优先选择单位内部电视电话、农业农村部视频会议系统、会议室专用视频设备等现有应用系统。现有系统无法保障的，应当结合工作性质、保密要求等选择专用系统、运营商服务系统、第三方软件服务系统等。

（四）线上会议要控制召开频次、规模、范围，不得随意增加与会层级、扩大参会人数，确保会议务实高效。

第十一条  会议地点

线下会议应优先安排单位内部会议室、培训中心、宾馆等场所。因工作需要在单位外召开的，应符合会议定额标准，实行定点管理，按照协议价格结算费用。

在京单位原则上在京内召开会议，京外单位原则上在单位所在地召开会议。因故确需到单位所在地以外召开的，应当在编报年度计划时详细说明理由。参会人员以在京单位为主的会议，不得到京外召开。不得到与会议内容无关的地点召开会议。不得到党中央、国务院明令禁止开会的风景名胜区召开会议。

无外地代表且会议规模能够在单位内部会议室安排的会议，原则上在单位内部会议室召开，不安排住宿。会议筹备工作应当在院系统内部会议室进行，不得安排在宾馆饭店。

第十二条  会议通知

召开会议应当办理会议通知，明确会议时间、地点、场所、内容、会议代表范围、名额、有关要求等。线上会议通知还应包括会议室号、会场模式、联调时间、参会人员的入会时间、会场布置要求等。各单位召开全院性政务会议的会议通知以院办公室文件印发，并会签院办公室。

各单位内部会议经办部门要与会议管理部门沟通会议计划和会议费预算情况。会议管理部门应办理会议登记，对会议计划审批、会期、人数、场所、经费渠道、金额等进行审核，发现不符合年度会议计划及有关规定的，应责成经办部门人员查明原因、及时更正。

第十三条  各单位应当加强涉密会议安全和保密管理，要落实网络安全工作责任制，强化网络安全技术防护措施，选择安全可行的应用系统，督促系统服务供应商严格落实安全保密责任，加强对运维人员、技术服务人员日常保密教育和监督，定期开展终端设备和涉密场所保密检查，妥善保管会议音视频等材料，切实做好安全保障工作。

第四章   会议费开支范围标准和报销支付

第十四条  会议费开支范围包括：

（一）线下费用：会议住宿费、伙食费、会议场地租金、交通费、文件印刷费、医药费等。

交通费是指用于会议代表接送站，以及会议统一组织的代表考察、调研等发生的交通支出。会议代表参加会议发生的城市间交通费，按照差旅费管理办法的规定回所在单位报销。

对确因科研活动需要，邀请国内外专家、学者和有关人员参加会议所发生的城市间交通费、国际旅费、咨询费、讲课费、评审费，可由主办单位在会议费等费用中报销，但须遵照报销标准。

（二）线上费用：能够明确对应具体会议的设备租赁费、线路费、电视电话会议通话费、技术服务费、软件应用费、音视频制作费等。

第十五条  会议费应当按照以下方式核算列支：

（一）线下费用开支实行综合定额控制，标准为每人每天：住宿费340 元、伙食费130元、其他费用80元，合计550元。以实际发生的费用项目分项定额标准总额为上限，结合线下实际参会人数、会议时间进行核算。各项费用之间可以调剂使用，未实际发生的费用项目不得参与调剂。

有院士或国内外知名专家（二级或相当二级以上专业技术职务专家）参加的业务会议，可适当提高会议费用标准，综合定额标准上浮10%；院士及国内外知名专家达到参会人数三分之一及以上的，综合定额标准可提高20%。

（二）线上费用不纳入综合定额标准内核算，凭合法票据原则上在单位年度会议费预算内据实列支。涉及音视频制作费的，参照农业农村部公共公益宣传政府购买服务事项制作经费支出标准有关规定执行。

（三）各单位在内部会议场所召开会议且不发生会议费，发生其他相关费用的，不执行上述开支标准。

第十六条  会议结束后，经办人员应及时办理报销手续。

（一）线下费用报销原则上应提供会议审批文件、会议通知、会议日程、实际参会人员签到表、会议服务单位提供的费用原始明细单据、电子结算单等凭证。涉及新增或调整会议计划的，还需提供有关证明材料。

（二）线上费用应当提供费用清单和使用相关应用系统所开具的合法票据，签署服务合同的，需一并提供相关合同。

线上与线下相结合的线上会议产生的线上费用和线下费用按照上述要求分别核算，统一列支。

财务部门要严格审核会议费开支，对未列入年度会议计划或未经批准召开的，以及超范围、超标准开支的经费不予报销。

第十七条  会议费支付，应当严格按照国库集中支付制度和公务卡管理制度有关规定执行，以银行转账或公务卡方式结算，禁止以现金方式结算。

各单位应当在规定的开支范围和开支标准内从严从紧核定会议费预算，节约会议经费开支。

会议费由会议召开单位承担，不得向参会人员收取，不得以任何方式向下属机构、企事业单位、挂靠社会组织及地方转嫁或摊派。

第十八条  各单位应当将非涉密会议的名称、主要内容、参会人数、经费开支等情况在单位内部公示或提供查询。具备条件的，应当按照规定向社会公开。

第五章   监督检查和责任追究

第十九条  院办公室、财务局会同有关部门对各单位会议计划执行和会议费管理使用情况进行监督检查。主要内容包括：

（一）召开会议是否严格执行年度会议计划；

（二）会议会期、规模、地点、场所等是否符合规定；

（三）会议费开支范围和开支标准是否符合规定；

（四）会议费报销和支付是否符合规定；

（五）是否向下属机构、企事业单位或地方转嫁、摊派会议费；

（六）会议费管理和使用的其他情况。

第二十条  进一步改进会风，严格遵从以下规定：

（一）严禁借会议名义组织会餐或安排宴请；严禁套取会议费设立“小金库”；严禁在会议费中列支公务接待费。

（二）严格执行会议用房标准，不得安排高档套房，会议用房以标准间为主；会议用餐严格控制菜品种类、数量和份量，安排自助餐，严禁提供高档菜肴，不安排宴请，不上烟酒；会议会场一律不摆花草，不制作背景板，不提供水果。

（三）不得使用会议费购置电脑、复印机、打印机、传真机等固定资产以及开支与本次会议无关的其他费用；不得组织会议代表旅游和与会议无关的参观；严禁组织高消费娱乐、健身活动；严禁以任何名义发放纪念品；不得额外配发洗漱用品。

（四）委托下级或地方接待单位协助安排会议的，应当事先通知接待单位，明确会议的有关要求及开支标准。接待单位不得超标准接待。

第二十一条  违反本办法规定，有下列情形之一的，依法依规追究会议举办单位和相关人员的责任，责令改正，追回资金，并经报批后予以通报；对直接负责的主管人员和相关负责人，报请按照规定给予行政处分，涉嫌违法的，移交司法机关处理。

（一）计划外或未按程序批准召开会议的；

（二）以虚报、冒领手段骗取会议费的；

（三）虚报会议人数、天数等进行报销的；

（四）违规扩大会议费开支范围，擅自提高会议费开支标准的；

（五）违规报销与会议无关费用的；

（六）其他违反本办法行为的。

第六章   附  则

第二十二条  各单位应当按照本办法，结合本单位业务特点和工作需要，修订会议费管理的实施细则，报院财务局备案。

第二十三条  财务预算决算等集中审核汇总工作，不作为会议管理，其工作经费应纳入年度预算，从严控制支出。其中场地租用费、交通费、劳务费据实报销，从相关科目中列支；住宿费和伙食费合计每人每天不超过会议费相应标准的合计，从其他科目中列支。集中审核汇总工作应选择内部会议室、内部宾馆饭店或定点宾馆饭店。

各单位举办庆典、论坛活动，按照庆典论坛活动有关管理规定执行。

第二十四条  中国农业科学院所属控股企业、挂靠学会使用中央财政经费召开的会议适用本办法有关规定。

第二十五条  在华国际会议按照《中国农业科学院在华举办国际会议管理细则》执行。

第二十六条  本办法由院办公室和财务局负责解释，自发布之日起施行。《中国农业科学院会议管理办法》（农科院办〔2019〕233号）同时废止。此前所发文件与本办法不一致的，以本办法为准。

中国农业科学院              

2024年6月6日