为进一步提高院常务会议质量和效率，不断强化会议管理工作的规范化、制度化，根据《中国农业科学院工作规则》（农科院党组发〔2018〕49号）、《中国农业科学院常务会议议事规则》（农科办办〔2012〕49号）、《关于提高院常务会议议事效率和决策质量的意见》，制定本规则。

一、会议时间、地点

中国农业科学院常务会议（以下简称“会议”）为重要决策会议，一般安排在每周一上午（领导碰头会后）进行，如有需要可做调整。会议地点一般安排在院机关办公楼530会议室。

二、参加会议人员

会议由院长召集和主持。出席会议人员由院长、院党组书记、副院长、院党组成员组成，院办主任列席。根据需要，可安排议题所涉及部门（单位）的主要负责人列席，其他有关工作人员由议题主办部门（单位）确定。会议实行末位表态制，每次会议须有半数以上会议组成人员出席方可召开；“三重一大”决策等对参会人员另有要求的，按照相应办法执行。因故不能参加会议的院领导，须向院长请假。

三、会议议题

（一）议题范围  

1.传达贯彻上级重要指示、决定；

2.研究向上级部门请示的重要事项和重要决策建议；

3.听取重要专项工作汇报，研究布置阶段性工作;

4.研究决定重大事项决策、重要项目安排和大额资金的使用等事项;

5.讨论决定其他重要事项。

（二）议题征集

院机关各部门应建立常态化的议题准备机制，确保拟上会议题准备充分、材料成熟，不得把不符合议题范围的一般性事项报院常务会审议。院机关各部门以《院内签报》形式向分管院领导呈报拟上会议题，经分管院领导审签后由院办秘书处（以下简称“秘书处”）列入会议议题库。每周四前，秘书处根据议题库提出《中国农业科学院常务会议呈报单》(附件1)，报书记审阅后，呈院长审定当次会议议题。未进入议题库的不列入呈报单。

（三）材料准备

院机关各部门要在广泛调研的基础上认真准备议题材料。议题内容涉及多个部门（单位）的，主办部门应在议题提交前主动征求会签部门意见，会签部门应在3个工作日内明确是否同意；经会商不能形成一致意见的，报由分管院领导协调；形成一致意见后由分管院领导协调后再呈报材料。

材料应包括以下要点：议题背景、需常务会决定的事项或解决的问题（制度类议题要说明突破点）、决策依据。

四、会前准备

1.会议呈报。秘书处根据议题收集情况和会议时间安排，及时报送会议呈报单，提出召开常务会议的初步安排意见，经院办主要负责人审核，报书记审阅后，呈院长审定。秘书处根据议题内容和参加部门(单位)情况，合理安排汇报顺序。

2.会议通知。按照院长批准同意的会议安排，秘书处负责起草会议通知(附件二)，由院办主要负责人审定后，通知有关部门（单位）参会，同时以纸质形式呈报院领导。

3.会议材料。院有关部门（单位）按照会议通知要求落实参加会议人员，准备会议材料。会议材料要突出重点，简明扼要，将议题背景、需常务会决定的事项或解决的问题和决策依据阐述清楚。会议材料由主办部门（单位）按照统一格式(附件3)印制，并于周五前按通知份数将纸质材料和汇报PPT报送院办秘书处。

五、会议要求

1.提交议题部门（单位）主要负责同志要按要求参加会议，如有特殊情况不能参加，必须以书面形式向院长请假，经同意后再安排其他同志参加。提交议题部门（单位）负责提出列席部门建议并通知相关列席人员按时参会。

2.参会人员要做好充分准备，议题由部门(单位)主要负责人采用PPT形式汇报，汇报应简明扼要，突出重点，提出明确的意见建议，汇报时间一般不超过10分钟。其他列席人员发言原则上不得超过3分钟，要紧扣议题、言简意赅，准确表明自己的意见和建议。

3.参会人员要按时到会，集中精力听会，不得在会场处理其他事务。要严格遵守会场纪律和保密要求，对不宜或不得对外公开的议题内容、讨论过程及议定事项，一律不得泄露、外传或公开。

六、会议服务

1.秘书处要提前一天预订好会议室，安排专人负责会议记录和会议衔接等会务工作。

2.会务工作人员要提前半小时到达会场，负责摆放桌签、测试话筒和分发材料等工作。会前5分钟，检查参会人员到会情况，督促有关人员准时参加会议。

3.会务工作人员负责会场内有关事宜，维护好会场秩序。上一个议题结束前3分钟左右，通知下一个议题列席人员做好准备，做好议题之间的衔接工作。

七、会议纪要

1.秘书处负责起草会议纪要，在会后1个工作日内草拟形成会议纪要，经相关议题部门主要负责人确认后，呈报会议纪要送审稿，经院办主要负责人审核后，报书记、院长审定后签发。

2.会议纪要须在院长签发后1个工作日内印发，分送院领导、院机关各部门、研究生院。

八、督查督办

1.会议议定事项的落实工作，由会议确定的主办部门和协办部门办理。各部门主要负责同志是落实常务会议议定事项的第一负责人。秘书处采用“智慧农科”办公系统或发督办通知的形式，对会议决策事项贯彻落实情况进行跟踪督办。

2.已明确承办部门的议定事项，相关部门要认真分解工作任务，落实具体责任。涉及两个以上部门办理的事项，由主办部门牵头，有关部门积极配合。主办部门要及时向秘书处反馈事项办理情况进展。

九、立卷归档

秘书处及时整理会议有关材料，将常务会议呈报单、会议通知、会议议题、会议记录、会议纪要送审稿、会议纪要、督办情况等全套资料收集完整，为年终统一归档做好基础工作。

十、其他事项

本规则自发布之日起实施，《中国农业科学院办公室关于印发<中国农业科学院常务会议议事规则>的通知》（农科办办〔2012〕49号）同时废止。此前所发文件与本规则不一致的，以本规则为准。